Der Verwaltungsbeirat nimmt in einer Eigentümergemeinschaft eine sehr wichtig Rolle ein. Seine Hauptaufgabe ist es den Verwalter zu kontrollieren und bei seiner Tätigkeit zu unterstützen.
Da Verwaltungsbeiräte häufig selbst in der WEG wohnen, kennen Sie das Gebäude und viele damit verbundene Vorgänge im Regelfall besser als ein externer Verwalter und können so dem Hausverwalter nützliche Informationen liefern und diesem so seine Arbeit zum einen erleichtern und zum anderen die Qualität der Arbeitsergebnisse verbessern.
Rechte und Pflichten des Beirats sind gesetzlich im WEG Gesetzt geregelt ( § 24 und § 29). Der Verwaltungsbeirat soll demnach folgende Aufgaben wahrnehmen:
Verwalter kontrollieren
Verwalter unterstützen
Abrechnungen und Wirtschaftsüläne prüfen
Anderen Eigentümern Auskunft geben
An der Eigentümerversammlung mitwirken (bsp. Püfungsbericht)
In welchen Bereichen kann der Beirat unterstützen?
Vorbereitung der Versammlung
Angebote einholen
Wohnungseigentümer informieren
Überwachung der Einhaltung der Hausordnung
Überwachung von Dienstleistern in der WEG (Handwerker)
Der Beirat soll den Verwalter nicht bis ins letzte Detail überwachen, jedoch muss der Verwalter mit dem Verwaltungsbeirat kooperieren und ihm nach Aufforderung alle erforderlichen Unterlagen bereitstellen.
Die Eigentümergemeinschaft kann mit Beschluss dem Beirat im Einzelfall gesondert Befugnisse einräumen. Hier kann beispielsweise gedacht werden an
Freigabe von Mitteln für die Durchführung eines Beschlusses
Abgabe von verbindlichen Erklärungen gegenüber Dienstleistern oder Gerichten
Beauftragung des Verwalters mit bestimmten Tätigkeiten
Generell muss aber angemerkt werden, dass der Beirat gegenüber dem Verwalter nicht Weisungsbefugt ist - sofern hierfür in Einzelfällen kein Beschluss der Eigentümer vorliegt.
Was muss der Beirat im Zuge der Rechnungsprüfung tun?
Laut WEG Gesetz hat der Beirat den Wirtschaftsplan, die Abrechnung über den Wirtschaftsplan, die Rechnungslegungen und Kostenvoranschläge zu prüfen.
Der Beirat ist berechtigt, alle Unterlagen der Hausverwaltung einzusehen.
Der Verwalter ist verpflichtet diese Unterlagen dem Beirat vorzulegen.
Da in der Eigentümerversammlung die Rechnungsprüfung durch den Beirat vorgestellt werden muss (wahlweise mündlich oder schriftlich), sollte die Prüfung der Unterlagen mit ausreichend Vorlauf erfolgen. Im Regelfall sollten hier vier Wochen vor der Eigentümerversammlung eingeplant werden.
Der Schwerpunkt der Kontrolle liegt somit in der Prüfung des Wirtschaftsplans und der Jahresabrechnung, welche die Hausverwaltung vorgelegt hat.
Hierbei sollten folgende Punkte geprüft werden:
Richtigkeit der Verteilerschlüssel
Abgleich Bank- und Buchungskonten
Übereinstimmung Jahresanfangs und Jahresendstand der Konten mit den Zu- und Abgängen
Buchungen von Eingangs- und Ausgangsrechnungen stimmen mit Belegen überein, auch in Hinsicht auf MwSt.
Sind Rechnungen richtig zugeordnet (Gemeinschafts- oder Sondereigentum)
Kosten des Geldverkehrs
Wurden die Beschlüsse der Wohnungseigentümergemeinschaft im Budgetrahmen umgesetzt
Gibt es Hausgeldrückstände, bzw. wurden alle Hausgelder gezahlt und korrekt verbucht
Stimmen Zu- und Abgänge des Rücklagenkontos
Es muss nicht jede Rechnung im Detail geprüft werden. Im Wesentlichen sollte sich der Beirat einen Überblick über die wirtschaftliche Gesamtlage der Eigentümergemeinschaft verschaffen. Auf Basis der vorgetragenen Rechnungsprüfung entscheidet die Eigentümerversammlung schlussendlich über die Entlastung der Hausverwaltung für das geprüfte Wirtschaftsjahr.
Der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats unterschreibt zudem das Protokoll der Eigentümerversammlung. Somit kommt ihm hier eine weitere wichtige Kontrollfunktion zu.
Kann der Verwaltungsbeirat Eigentümerversammlungen einberufen?
Es ist gesetzlich geregelt, dass der Verwalter mindestens einmal jährlich eine Eigentümerversammlung einberufen muss. Weitere Eigentümerversammlungen können, müssen jedoch nicht einberufen werden.
Wenn besondere Vorkommnisse eintreten, die eine nicht unerhebliche Auswirkung auf die WEG haben, empfiehlt es sich jedoch eine zusätzliche, außerordentliche Versammlung einzuberufen.
Die Eigentümer können auf die Einberufung einer Eigentümerversammlung bestehen, wenn mehr als 25% aller Eigentümer dies schriftlich verlangen. Das Verlangen muss Angaben zu den Gründen und zum Zweck der Versammlung enthalten.
Kommt der Verwalter seiner Verpflichtung nicht nach, kann der Vorsitzende des Beirats die Wohnungseigentümerversammlung einberufen. Sollte der Vorsitzende verhindert sein, so kann einer seiner Stellvertreter die Einberufung veranlassen.
Bei Versammlungen, welche nicht durch den Verwalter sondern den Beirat einberufen werden besteht stets die Gefahr, dass Beschlüsse dieser Versammlung innerhalb eines Monats gerichtlich anfechtbar sind. Erfolgt keine Anfechtung haben die Beschlüsse natürlich Bestand. Um dieses Risiko zu minimieren sollte vor Einberufung detailliert geprüft werden, ob der Verwalter nachweislich seine Pflicht zur Einberufung verletzt hat. Hier sollte ggf. ein Fachanwalt hinzugezogen werden.
Falls kein Verwalter bestellt ist, muss der Vorsitzende des Verwaltungsbeirats einmal pro Jahr eine ordentliche Eigentümerversammlung einberufen.
Muss der Beirat einzelnen Eigentümern Auskünfte geben?
Der Verwaltungsbeirat ist von der Wohnungseigentümergemeinschaft beauftragt, den Verwalter zu kontrollieren und zu unterstützen. Daraus ergibt sich als Folge, dass der Beirat den anderen Eigentümern in der Eigentümerversammlung Auskunft über seine Tätigkeit und dabei gewonnene Erkenntnisse erteilen muss.
Ein Auskunftsanspruch einzelner Eigentümer gegen den Beirat besteht jedoch nur während der Eigentümerversammlung - und nicht bei jedem zufälligen Zusammentreffen im Treppenhaus.
Kann der Verwaltungsbeirat mit weiteren Aufgaben betraut werden?
Die Wohnungseigentümerversammlung kann die Befugnisse des Beirats ausweiten oder beschränken. Dies ist aber nur durch eine Vereinbarung möglich, wenn also alle Eigentümer dieser zustimmen.
Für den Einzelfall können somit Aufgaben auf den Beirat übertragen werden.
Beispiele für Aufgaben, welche an den Beirat mittels Beschluss übergeben werden können:
Abschluss eines Verwaltervertrags, wenn ein neuer Verwalter von Gemeinschaft bestellt wurde
Nachprüfung von Beschwerden von Wohnungseigentümern
Zustimmungspflicht bei baulichen Veränderungen des Sondereigentums Veräußerung von Gemeinschaftseigentum, Vermietung von Gemeinschaftsflächen
Vertretung der Eigentümergemeinschaf
Abnahme von Handwerkerleistungen für das Gemeinschaftseigentum
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